Seules les plaintes reçues dans les 10 jours suivant la date de facturation seront prises en considération. Ces plaintes doivent être notifiées au prestataire de services par lettre recommandée.

Si le prestataire de services n'a pas reçu le paiement à la date d'échéance de la facture, un  intérêt mensuel de 1% sera facturé de plein droit et sans preuve de défaut. En outre, le montant dû sera légalement majoré d'une créance de 10 % avec un minimum de 100 euros, le tout sans réduction des frais de rappel, de recouvrement ou de justice.

Si le client ne respecte pas l'engagement stipulé, le prestataire de services a le droit de cesser toute prestation, et ce sans notification préalable ni indemnité.

La présente convention est régie par le droit belge et relève exclusivement de la compétence des tribunaux belges. Tout litige relatif à la présente convention relève exclusivement de la compétence des tribunaux de Bruxelles.

Tous les employés du prestataire de services sont tenus de garder confidentielles toutes les informations confidentielles recueillies dans l'exercice de leur profession.

Le prestataire de services veille à ce que tous les intervenants fassent preuve de la plus grande discrétion à l'égard des parties concernées et des candidats. Il est interdit de divulguer des données personnelles, sauf dans le cadre d'une mission. Le prestataire de services doit veiller au respect de la législation sur la protection des données à caractère personnel.

Le prestataire de services doit faire preuve de la plus grande discrétion et de la plus grande prudence lorsqu'il approche les candidats dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Tous les engagements du prestataire de services dans le cadre de la présente convention constituent une obligation de moyens. Si aucun candidat approprié n'est trouvé dans les délais convenus, les honoraires convenus dans la présente convention restent dus, conformément aux articles 3 et 5.

La nullité d'une ou plusieurs obligations stipulées dans la présente convention n'affecte en rien la validité et l'applicabilité des autres clauses de la présente convention.

Les termes suivants utilisés dans le présent addendum doivent être interprétés de la même manière que dans le règlement (UE) 2016/679, ci-après le « règlement général sur la protection des données » ou « RGPD » : « Personne concernée », « Destinataire », « Données à caractère personnel », « Autorité de contrôle », « Processeur », « Contrôleur ».

« Addendum » : le présent accord par lequel les parties règlent leur responsabilité conjointe en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'accord principal. En ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel, les dispositions du présent avenant à l'accord principal prévalent.

"Accord principal" : l'accord conclu entre les parties pour réglementer une mission spécifique de recrutement et de sélection.

« Employé potentiel » : la personne concernée dont les données à caractère personnel seront traitées dans le cadre de l'accord principal.

« Client » : l'entité (juridique) mentionnée dans l'accord principal à laquelle Key4nova fournira les produits et/ou services conformément à l'accord principal.

Les deux parties reconnaissent leur rôle de responsable du traitement et s'engagent à ce titre à respecter le droit applicable, en particulier, mais pas exclusivement, le règlement général sur la protection des données.

Le présent avenant couvre le traitement des données à caractère personnel par les parties dans le cadre de l'accord principal. Le client a chargé Key4nova de superviser le recrutement et la sélection des employés potentiels.

Dans le cadre du présent avenant, les parties traiteront les données à caractère personnel des futurs employés du client.

Dans le cadre du présent Addendum, les Parties traiteront les catégories suivantes de données à caractère personnel des Employés potentiels du Client : 

- Identification et coordonnées : Nom et adresse électronique du futur employé, 

- Caractéristiques personnelles : Sexe et groupe d'âge, caractéristiques de raisonnement et de compétences, caractéristiques biographiques, 

- Données psychologiques concernant l'employé potentiel : Résultats des tests, 

- Données relatives à l'éducation : Niveau d'études,

- Données professionnelles : Secteur d'activité, poste, salaire, 

- Informations fournies volontairement par l'employé potentiel.

Dans le cadre du présent addendum, les données à caractère personnel des employés potentiels seront traitées aux fins suivantes :

- par le client pour le recrutement et la sélection des employés potentiels,

- par Key4novapour le recrutement et la sélection des employés potentiels,

- par Key4nova pour améliorer la qualité de la plateforme Competency Scan Online, les tests sur la plateforme et la qualité du service,

- par Key4nova dans le cadre de la recherche scientifique générale à rapporter dans les livres blancs de Key4nova.

Chaque Partie sera tenue, chacune pour son rôle distinct dans le cadre de l'Accord principal, de disposer des autorisations nécessaires pour traiter les données à caractère personnel des futurs employés. Les Parties sont tenues de disposer des motifs d'admissibilité prévus à l'article 6.1 du Règlement général sur la protection des données pour traiter les données à caractère personnel des futurs employés. Les parties reconnaissent que le traitement des données à caractère personnel des futurs employés aux fins décrites à l'article 6 du présent avenant ne peut être justifié que sur la base de l'article 6, paragraphe 1, points a, b, c et f du règlement général sur la protection des données. L'accord avec l'employé potentiel sera établi pour les deux parties au début de l'utilisation de la plateforme Competency Scan Online.

Les parties s'engagent à ne pas traiter plus de données à caractère personnel que nécessaire aux fins énoncées ci-dessus.

Key4nova ne conservera pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire à ces fins. En vue du développement des services de Key4nova, cette période a été fixée à dix ans à compter de la collecte des données. Dans des cas exceptionnels et après évaluation interne, Key4nova peut raccourcir cette période à la demande du client ou de l'employé potentiel.

Les données personnelles seront stockées de manière sécurisée dans une base de données gérée par Key4nova, située sur le territoire de l'Union européenne.

Les Parties s'engagent à ce que seules les personnes autorisées aient accès aux données à caractère personnel. L'autorité de ces personnes sera déterminée sur la base de la nécessité d'accès pour la mise en œuvre, le suivi, l'établissement de rapports et le contrôle du projet de l'accord principal, et conformément aux finalités du traitement. Les deux parties seront responsables de la formation de leur propre personnel au traitement des données à caractère personnel.

Key4nova prendra des précautions administratives, techniques et physiques raisonnables pour (i) assurer la sécurité et la confidentialité du matériel d'entrée, (ii) protéger contre les menaces anticipées à la sécurité ou à l'intégrité du matériel d'entrée et des données personnelles, et (iii) protéger contre l'accès non autorisé ou l'utilisation du matériel d'entrée ou des données personnelles. Ces précautions sont conformes aux normes industrielles généralement acceptées.

Key4nova (i) maintiendra des mesures et des procédures commercialement raisonnables et conformes aux normes industrielles en matière de sauvegarde, de redondance, de reprise après sinistre et de continuité des activités en relation avec les services en ligne, et (ii) mettra en œuvre et appliquera ces mesures et procédures si nécessaire.

Key4nova sera également responsable de la sécurité des services conformément aux normes industrielles généralement acceptées. Cela comprend la protection par pare-feu personnalisé, l'utilisation d'antivirus et d'anti logiciels malveillants.

Les Parties conviennent que les Données Personnelles, sauf en ce qui concerne le stockage des Données Personnelles par une entité de Key4nova, ne seront pas partagées avec des tiers, ni à l'intérieur ni à l'extérieur de l'Union européenne.L

e client sera informé en temps utile si Key4nova souhaite utiliser un sous-traitant externe pour le transfert ou le stockage des données personnelles à l'avenir. Key4nova choisira le sous-traitant approprié sur la base, entre autres, de sa volonté de se conformer aux lois applicables en matière de protection des données.

Chaque Partie désignera une personne de contact au sein de son organisation qui pourra être contactée par les Personnes concernées ou par l'autre Partie pour des questions, des commentaires ou des plaintes concernant le traitement des Données à caractère personnel dans le cadre du présent Addendum. Les personnes concernées peuvent soumettre des demandes à ces contacts pour exercer leurs droits en tant que personnes concernées.

Le client s'engage à communiquer aux personnes concernées, au nom des deux parties, toutes les informations nécessaires spécifiques au client, ainsi que toute information générale concernant le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'accord principal.

Le client s'engage à informer Key4nova de toute obligation légale spécifique au client au moment du recrutement et de la sélection des employés potentiels.

Key4nova informera le futur employé du traitement de ses données personnelles au moyen d'une déclaration générale de confidentialité qui sera mise à la disposition de la personne concernée.

Les personnes concernées peuvent adresser aux parties une demande d'exercice de leurs droits à la personne de contact.

La partie à laquelle une personne concernée envoie une demande d'exercice de ses droits vérifiera si la demande est valable et légitime. L'autre partie est informée dans les meilleurs délais de chaque demande valide et légitime. Chaque Partie traitera les demandes concernant les données à caractère personnel dont elle est responsable. La Partie qui reçoit la demande informera la personne concernée des décisions relatives à la demande.

Les Parties sont convenues de s'assister mutuellement et d'assister l'Autorité de contrôle compétente dans l'accomplissement de ses tâches.

Toutefois, l'assistance ne prendra pas la forme de services de conseil spécifiques liés aux politiques internes des Parties en matière de protection des données et/ou de sécurité.

Les Parties ont désigné l'Autorité de surveillance belge comme Autorité compétente.

En cas de fuite de données ou d'autres violations de la législation applicable en matière de protection des données, les parties s'informent mutuellement sans délai excessif, mais au plus tard dans les 48 heures après avoir découvert ou pris connaissance de la violation. Les parties se tiennent mutuellement informées des nouveaux développements concernant la violation, ainsi que des mesures prises et prévues pour limiter ou mettre fin à la violation et pour éviter des incidents similaires à l'avenir. Les parties signalent cette violation à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées conformément à leurs obligations en matière de protection des données et pour autant que le traitement puisse être attribué aux parties. En ce qui concerne les fuites et les violations de données dans le cadre du traitement à des fins communes, les parties ont convenu de signaler les fuites ou les violations de données à l'autorité de contrôle si nécessaire. La partie qui est la première à avoir connaissance de la fuite ou de la violation de données prend l'initiative à cet égard.

Chaque partie (« partie responsable ») est responsable et doit :

- indemniser l'autre partie pour les dommages qu'elle a subis ; et

- indemniser l'autre partie de toute réclamation des autorités compétentes en matière de protection des données ou de toute personne concernée ou de tout tiers pour les dommages qu'ils ont subis,

résultant du manquement d'une partie responsable à ses obligations au titre du GDPR, des mesures d'exécution contraignantes du GDPR ou du présent addendum, dans la mesure où le dommage ou la réclamation est uniquement dû au manquement de la partie responsable à ses obligations au titre du GDPR.

Aucune des parties ne sera responsable des pertes ou dommages indirects ou consécutifs subis par l'autre partie, tels que la perte de données, de bénéfices, de revenus, de chiffre d'affaires ou tout autre désavantage financier ou commercial, que ces pertes ou dommages résultent ou non d'une violation du présent addendum ou d'un acte illégal.

Le présent addenda restera en vigueur pendant la même période que l'accord principal et prendra fin automatiquement en cas de résiliation de l'accord principal pour quelque raison que ce soit.

Le contenu substantiel du présent addenda sera mis à la disposition des personnes concernées.