Seules les réclamations reçues dans les 10 jours suivant la date de facturation seront prises en compte. Le fournisseur de services doit être informé de ces plaintes par lettre recommandée.

Si le fournisseur de services n'a pas reçu le paiement à la date d'expiration de la facture, un intérêt mensuel de 1 % sera facturé conformément à la loi et sans preuve de défaut. En outre, le montant dû sera légalement augmenté d'une créance de 10 % avec un minimum de 100 euros, le tout sans réduction de rappel, de recouvrement ou de frais juridiques.

Si le client omet de respecter l'engagement stipulé, le fournisseur de services a le droit d'arrêter tous les services et ce, sans notification préalable ni indemnité.

Le présent contrat est régi par le droit belge et relève exclusivement de la compétence des tribunaux belges. Tout litige relatif à cet accord sera exclusivement de la compétence des tribunaux de Bruxelles.

Tous les employés du prestataire sont tenus de garder confidentielles toutes les informations confidentielles recueillies dans le cadre de l'exercice de leur profession.

Le prestataire de services veille à ce que toutes les parties concernées fassent preuve de la plus grande discrétion à l'égard des parties impliquées et des candidats. Il est interdit de divulguer des informations personnelles, sauf dans le cadre d'une mission. Le fournisseur de services doit veiller au respect de la législation sur la protection des données personnelles.

Le prestataire doit faire preuve de la plus grande discrétion et du plus grand soin lorsqu'il aborde les candidats dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Tous les engagements du prestataire dans le cadre du présent contrat constituent une obligation de moyens. Si aucun candidat approprié n'est trouvé dans les délais convenus, les honoraires convenus contractuellement dans le présent accord restent dus, conformément aux articles 3 et 5.

La nullité d'une ou de plusieurs obligations stipulées dans cet accord n'affecte en rien la validité et l'applicabilité des autres clauses de cet accord.

Les termes suivants utilisés dans cet addendum doivent être interprétés de la même manière que dans le Règlement (UE) 2016/679, ci-après le « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD » : « Personne concernée », « Destinataire », « Données personnelles », « Autorité de surveillance », « Sous-traitant », « Contrôleur ».

« Addendum » désigne cet accord par lequel les parties réglementent leur responsabilité conjointe en matière de traitement des données personnelles dans le cadre de l'accord principal. En ce qui concerne le traitement des données personnelles, les dispositions du présent addendum à l'accord principal prévalent.

Le terme « accord principal » désigne l'accord entre les parties visant à réglementer une mission spécifique de recrutement et de sélection.

« Employé potentiel » désigne la personne concernée dont les données personnelles seront traitées dans le cadre de l'accord principal.

« Client » désigne l'entité (légale) mentionnée dans le Contrat principal à laquelle Key4nova fournira les produits et/ou services conformément au Contrat principal.

Les deux parties reconnaissent leur rôle en tant que responsables du traitement et, à ce titre, s'engagent à respecter le droit applicable, en particulier, mais pas exclusivement, le Règlement général sur la protection des données.

Cet addendum couvre le traitement des données personnelles par les parties dans le cadre de l'accord principal. Le client a chargé Key4nova de superviser le recrutement et la sélection des employés potentiels.

Dans le cadre de cet addendum, les parties traiteront les données personnelles des employés potentiels du client.

Dans le cadre de cet addendum, les parties traiteront les catégories suivantes de données personnelles des employés potentiels du client :
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- Identification et coordonnées : nom et adresse e-mail du futur salarié,
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- Caractéristiques personnelles : sexe et groupe d'âge, caractéristiques du raisonnement et des compétences, caractéristiques biographiques,
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- Données psychologiques concernant le futur employé : résultats des tests,
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- Données pédagogiques : niveau d'enseignement, Données professionnelles : secteur d'activité, poste, salaire,
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- Informations fournies sur une base volontaire par le futur employé.

Dans le cadre de cet addendum, les données personnelles des employés potentiels seront traitées aux fins suivantes :

- Par le Client pour le recrutement et la sélection de futurs employés,

- Par Key4nova pour le recrutement et la sélection de futurs employés,

- Par Key4nova pour améliorer la qualité de la plateforme Competency Scan Online, les tests sur la plateforme et la qualité du service,

- Par Key4nova dans le cadre de la recherche scientifique générale qui sera publiée dans les livres blancs de Key4nova.

Chaque partie sera obligée, chacune pour son rôle distinct en vertu de l'accord principal, de disposer des autorisations nécessaires pour traiter les données personnelles des employés potentiels. Les parties seront tenues de disposer des motifs d'admissibilité nécessaires à l'article 6.1 du Règlement général sur la protection des données pour traiter les données personnelles des employés potentiels. Les Parties reconnaissent que le traitement des données personnelles des employés potentiels aux fins décrites à l'article 6 du présent Addendum ne peut être justifié que sur la base de l'article 6.1, a, b, c et f du Règlement général sur la protection des données. L'accord avec le futur employé sera établi pour les deux parties dès le début de l'utilisation de la plateforme Competency Scan Online.

Les Parties s'engagent à ne pas traiter plus de données personnelles que nécessaire aux fins énoncées ci-dessus.

Key4nova ne conservera pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire à ces fins. Afin de poursuivre le développement des services de Key4nova, cette période a été fixée à dix ans à compter de la collecte des données. Dans des cas exceptionnels et après évaluation interne, Key4nova peut raccourcir cette période à la demande du client ou du futur employé.

Les données personnelles seront stockées en toute sécurité dans une base de données gérée par Key4nova, située sur le territoire de l'Union européenne.

Les Parties s'engagent à faire en sorte que seules les personnes autorisées aient accès aux Données personnelles. L'autorité de ces personnes sera déterminée sur la base du besoin d'accès pour la mise en œuvre, le suivi, l'établissement de rapports et le suivi des projets de l'accord principal, et conformément aux finalités du traitement. Les deux parties seront responsables de la formation de leur propre personnel au traitement des données personnelles.

Key4nova prendra des précautions administratives, techniques et physiques raisonnables pour (i) garantir la sécurité et la confidentialité du matériel d'entrée, (ii) se protéger contre les menaces anticipées à la sécurité ou à l'intégrité du matériel d'entrée et des données personnelles, et (iii) protéger contre l'accès ou l'utilisation non autorisés du matériel d'entrée ou des données personnelles. Ces précautions sont conformes aux normes généralement reconnues de l'industrie.

Key4nova (i) maintiendra des mesures et procédures de sauvegarde, de redondance, de reprise après sinistre et de continuité des activités commercialement raisonnables et conformes aux normes de l'industrie en ce qui concerne les services en ligne, et (ii) mettra en œuvre et appliquera ces mesures et procédures si nécessaire.

Key4nova sera également responsable de la sécurité des services conformément aux normes industrielles généralement reconnues. Cela inclut une protection par pare-feu personnalisée, une sécurité antivirus et antimalware, ainsi que des outils IPS, IDS (système de prévention et de détection des intrusions) et de reporting.

Les parties conviennent que les données personnelles, sauf en ce qui concerne le stockage des données personnelles par une entité de Key4nova, elles ne seront pas partagées avec des tiers, ni au sein ni en dehors de l'Union européenne.

Le client sera informé en temps utile si Key4nova souhaite utiliser un processeur externe pour le transfert ou le stockage des données personnelles à l'avenir. Key4nova choisira le processeur approprié sur la base, entre autres, de sa volonté de se conformer aux lois applicables en matière de protection des données.

Chaque partie désignera une personne de contact au sein de son organisation qui pourra être contactée par les personnes concernées ou par l'autre partie pour toute question, commentaire ou réclamation concernant le traitement des données personnelles dans le cadre du présent addendum. Les personnes concernées peuvent soumettre des demandes à ces contacts pour exercer leurs droits en tant que personnes concernées.

Le client s'engage à communiquer toutes les informations spécifiques nécessaires au client, ainsi que toute information générale concernant le traitement des données personnelles dans le cadre de l'accord principal, aux personnes concernées au nom des deux parties.

Le Client s'engage à informer Key4nova de toute obligation légale spécifique pour le Client au moment du recrutement et de la sélection des employés potentiels.

Key4nova informera le futur employé du traitement de ses données personnelles au moyen d'une déclaration de confidentialité générale qui sera mise à la disposition de la personne concernée.

Les personnes concernées peuvent envoyer une demande aux parties pour exercer leurs droits auprès de la personne de contact.

La partie à laquelle une personne concernée envoie une demande d'exercice de ses droits vérifiera si la demande est valide et légitime. L'autre Partie sera informée sans retard injustifié de chaque demande valide et légitime. Chaque partie traitera les demandes concernant les données personnelles dont elle est responsable. La partie recevant la demande informera la personne concernée des décisions relatives à la demande.

Les parties sont convenues de s'aider mutuellement et de prêter assistance à l'autorité de surveillance compétente dans l'accomplissement de ses tâches.

Toutefois, l'assistance ne prendra pas la forme de services de conseil spécifiques liés aux politiques internes de protection et/ou de sécurité des données des parties.

Les parties ont désigné l'autorité de surveillance belge comme autorité compétente.

En cas de fuite de données ou d'autres violations de la législation applicable en matière de protection des données, les Parties s'informent mutuellement sans retard injustifié, mais au plus tard dans les 48 heures suivant la découverte ou la prise de connaissance de la violation. Les parties se tiennent mutuellement informées des nouveaux développements concernant la violation, ainsi que des mesures prises et prévues pour limiter ou mettre fin à la violation et éviter que des incidents similaires ne se reproduisent à l'avenir. Les parties signaleront cette violation à l'autorité de surveillance et aux personnes concernées conformément à leurs obligations en matière de protection des données et à condition que le traitement puisse être attribué aux parties. En cas de fuites et de violations de données dans le cadre du traitement à des fins conjointes, les parties ont convenu de signaler les fuites ou violations de données à l'autorité de surveillance si nécessaire. La Partie qui est la première à avoir connaissance de la fuite ou de la violation de données prend l'initiative à cet égard.

Chaque partie (« partie responsable ») sera responsable et devra :

- Indemniser l'autre Partie pour les dommages subis par cette Partie ; et

- Indemniser l'autre partie contre toute réclamation émanant des autorités compétentes en matière de protection des données ou de toute personne concernée ou de tiers pour les dommages qu'elle a subis,

à la suite du manquement d'une partie responsable à ses obligations en vertu du RGPD, des mesures de mise en œuvre contraignantes du RGPD, ou du présent addendum, dans la mesure où le dommage ou la réclamation est uniquement dû au non-respect par la partie responsable de ses obligations en vertu du RGPD.

Aucune des parties ne sera responsable des pertes ou dommages indirects ou consécutifs subis par l'autre partie, tels que la perte de données, de bénéfices, de revenus, de chiffre d'affaires ou tout autre désavantage financier ou commercial, que cette perte ou ce dommage soit le résultat d'une violation du présent addendum ou d'un acte illégal.

Texte 3

The substantive content of this Addendum will be made available to the Data Subjects.